با استفاده از نمایار نیازی به تعریف کاربران در سطح ویندوز برای دسترسی به محتوای PBIRS وجود ندارد. تعریف کاربران، نقش‌ها و حقوق دسترسی از طریق پورتال نمایار انجام خواهد شد.

برای دسترسی به داشبوردها و گزارشات نیازی به استفاده از پورتال پیشفرض PBIRS نیست، بلکه داشبوردها از طریق محیط نمایار در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت.

المان‌های نمایش داشبوردها فارسی شده‌اند تا تجربه کاری بهتری برای استفاده کننده نهایی فراهم شود.

داشبوردهای نشان داده شده به کاربران تنها شامل داده‌هایی خواهد بود که مجاز به دیدن آنها هستند. برای این منظور نیازی به تعریف نقش و سطوح دسترسی در سیستم عامل ویندوز نیست.

کاربران می‌توانند در مورد محتوای داشبوردها با یکدیگر تعامل و گفتگو کنند. این امکان به شناخت بهتر داده‌های سازمانی و رسیدن به درک مشترک در مورد اهمیت آنها کمک می‌کند.

به طور پیشفرصض برای دسترسی به محتوای پاور بی آی باید شناسه کاربری داشته باشید. با استفاده از این ویژگی، امکان نمایش محتوا بدون نیاز به لاگین در سیستم وجود دارد.

برای مشاهده محتوای عمومی نیازی به احراز هویت نیست. ولی برای مشاهده محتوای عمومی با احراز هویت، کاربران باید در سیستم نمایار شناخته شوند. برای این منظور روش‌های متعددی پیاده‌سازی شده است که با توجه به نیاز شما قابل استفاده است.

در مورد کلیه محتوای تعریف شده در نمایار، لاگ کلیه عملیات انجام شده بر روی آنها (شامل مشاهده محتوا) ذخیره می‌شود. داشبورد مربوط به این رخدادها در اختیار ادمین سیستم نمایار قرار دارد.

اگر محتوای پاور بی آی را در محیط عمومی منتشر کنید، این امکان وجود دارد که سوالات و نظرات کاربران نهایی در مورد محتوای منتشر شده را دریافت کرده و مورد بررسی قرار دهید. استفاده از این نظرات برای طراحی بهتر محتوا مفید خواهد بود.